増え続けるドキュメントを戦略的活用へ!

複合機 + ImageWare Desktop+Document Navigator(電子文書管理ソリューション)


ご回答:代表取締役 冨田 真一 様

株式会社ピー・アイ企画 様

所在地
〒910-0834
福井県福井市丸山2-2307-2
社員数
13名
事業内容
損害保険・生命保険代理業、自動車損害賠償保障法に基づく保険代理業
URL
http://pi-kikaku.com/

「365日、24時間完全対応のお客様サービス」

株式会社ピー・アイ企画 様は、365日24時間完全対応!をモットーに常にお客様第一として、完璧な保険をお届けしてきました。保険を通じてお客様をしっかり守り、お客様本位での企画・提案に尽力されています。

ソリューション導入前の課題

増え続けるドキュメントの管理、事務作業の手間が一番の悩み

株式会社ピー・アイ企画様では、少子高齢化による医療市場の拡大や年金制度への不安などの環境変化から、個人のお客様が年々増え続けていました。個人のお客様の場合、提案内容を自宅に持ち帰って検討することが多いため、紙媒体による提案が主流で、提案に付随する関連ドキュメントも紙媒体をベースにしていました。しかし、増え続けるドキュメント管理が次第に困難になり、お客様情報を保管・検索する事務作業にも膨大な時間がかかるようになりました。

Q: いつ頃、導入をご検討されましたか?
2013年秋頃から検討を始めました。
Q: 導入前に直面していた課題は、どのようなものでしたか?
紙ベースでビジネスドキュメントの管理を行ってきましたが、増え続けるドキュメントの保管場所や紙の使用量、関連資料の検索にかかる時間などの事務作業が次第に困難になってきました。
Q: 導入前に他社のソリューション商品と比較はされましたか?
他社の複合機+ドキュメント管理システムのデモも体験して双方比較し、最終的にCANONのMFP+ImageWare Desktop+Document Navigator(電子文書管理ソリューション)に決めました。

ソリューション導入決定

長い年月をかけて培われた揺るぎない福井キヤノンへの信頼


お困りごとには、福井キヤノンのお助けマンが笑顔で解決!
Q: なぜ福井キヤノンから導入しましたか?
他社商品と比較したときに、機能的な差はさほど感じませんでした。しかし、アフターサービスのこと、また、導入検討時に御社担当者がいつも寄り添って一緒に考えて下さったことが大変心強かったです。今までのお付き合いの中で感じてきた福井キヤノンへの信頼はさらに増して、構築時にも一緒に福井キヤノンと行っていきたいと考えました。
Q: 御社にとって弊社担当者の存在はどのように感じていらっしゃいますか?
長年お付き合いさせていただいて、いつも誠実かつスピーディに対応して下さっていました。複合機に関することだけでなく、PCのこと、ウイルス対策ソフトのこと、そして今回の紙媒体の文書管理に関する課題など、困ったことがあるとすぐに駆け付けてくれるから、何でも気軽に相談できます。私たちはお客様を助ける仕事をしていますが、そんな私たちを助けてくれる「お助けマン」のような心強い存在です。

ソリューション導入後の変化

運用直後から効果を体感できる業務効率向上効果

福井キヤノンが今回ご提案させていただいた「電子文書管理システム」。導入後、株式会社ピー・アイ企画様の業務にどのような影響があったのでしょうか。

代表取締役 冨田 真一 様

Q: 導入後、何かトラブルはありませんか?
今のところトラブルはありません。
Q: 導入して良かった点を挙げて下さい。
運用期間がまだ短いので、コストダウンの具体的な実績はまだありませんが、使用感としては大変使いやすく、紙使用量の減少や事務作業の効率化は既に体感しているため、年単位の運用で必ず実績が目に見えて出てくると確信しています。
Q: 導入後の大きな変化はありましたか?
複合機の機能は基本的にコピーとFAXだけ、スキャンしてもメールに画像を添付して送る、という認識でしたが、ドキュメントをスキャンしてすぐに階層分けしたフォルダに保存してファイリングし、文書内の検索もスピーディに行えるので、従来より事務作業が圧倒的に簡素化されました。

株式会社ピー・アイ企画 様の目指されている業務変革
地域一番店を目指し、お客様の信頼できるパートナーに。

現在、365日24時間対応、お客様本位をモットーにサポート体制を整えています。今後もお客様にさらなる安心をお届けするために、導入したソリューションの運用面での改善や継続した最新情報の提供にも注力し、社員教育や社外研修への積極的参加によるサポート体制強化を追求し続けてまいります。

福井キヤノンお客様担当者紹介
お客様担当者として心がけること

お客様が必要とするドキュメントは?いつ使用するか?ドキュメントの流れは?などをお客様と考え、スキャン業務の簡素化「ドキュメントナビゲータ」と保存文書の検索・加工「IWDT」導入となりました。業務フローやフォルダ階層も一緒に考え、導入後すぐ運用できました。今後も『お助けマン』としてお客様の期待に応えます。

S&S 第1リーダー ICTアドバイザー:丸木 治男

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